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一些高校图书馆馆藏的老照片具有极高的价值，但保存现状不够理想，需进行进一步加工整理。过程如下：首先，将老照片收集汇总清洁并清点编号扫描；其次，进行正式著录，著录内容应包含题名、著者、拍摄时间地点、主题词和内容简介、规格、分辑和编号等；最后，著录完成后，把所有照片和底片收录到符合标准的库室典藏，并适当对读者开放。加工整理好的老照片可用于高校图书馆的对外服务，在高校教学科研及其他活动中发挥作用。
当前，很多高校图书馆存有不同数量的老照片，这些照片是极具历史档案意义的珍贵资料。但照片不同于常规文献，没有规范统一的馆藏标准，导致相当一部分老照片保存现状不够理想。具体表现为：照片未经系统整理，甚至本馆无人知晓其准确数量；长时间随意堆积在高温高湿等不良存储环境中，部分照片已遭到不同程度的损毁；无任何电子数据，无法供读者查询；无专门管理负责的工作人员。因此，高校图书馆对老照片进行整理编目并将其纳入数据库是一项非常必要的工作，本文就其具体开展方式进行探讨。
老照片的价值和特点
表1 老照片与文字资料的特点对比
老照片
文字资料
信息传达
真实、直观、视角全面、解读方式多样。
相对主观、视角有疏漏、容易解读。
来源
很少批量购入，来源多样，有捐赠、私人收藏、单位收藏、活动征集、复制等。
批量购入为主，接受捐赠为辅。
副本量
极少，且几乎无再次购入可能。
一般或多，可重复购入。
电子数据
难以精确描述。
可描述且具备成熟的通用著录系统。
比文字资料真实直观，但更易被误读
照片是直接拍摄形成的图像，相比于经过表达方式转换的文字记载，它是现场第一手的记录，所展示出的是事物场景的视觉全貌。在一般的文字作品中，创作者的视角往往不全面，其本人的情绪和观点也难免带入创作过程，而照片可以无差别记录拍摄范围内的所有信息。当然，与档案资料的身份相比，照片首先是一种艺术作品，它在传达信息方面也同样无法避免艺术作品本身所具有的主观性和模糊性，尤其是在没有附带文字说明和数据的情况下，某些图像甚至会有千人千面的解读。多重解读方式可能提供给人们更大量且全方位的信息，但也可能导致理解方向错误，因此在老照片的整理过程中需要工作人员多方收集资料，并一一甄别。
来源多样
高校图书馆所存的多数文献，如书籍报刊等，其来源基本以有规律的批量购入为主，接受捐赠为辅。而老照片大多没有规划好的批量订购，它们来自各种途径，包括捐赠给图书馆的私人收藏、单位收藏，图书馆因特殊纪念活动主动征集和购买，报刊书籍或其他档案资料上所刊登引用照片的复制品等。
副本量少，对保存环境要求高
老照片的副本大多只有一个，且只有少数照片附有底片，基本没有电子版资料。而某些高校图书馆甚至可能藏有在全国范围内也不多见的珍品、孤品。另外，照片由于其感光性质，本来保存难度就高于普通文献，更因数量稀少、价值珍贵而须妥善保管。
电子数据难以精准描述
建设电子数据库，需要从文献中提取出可数字化的关键信息，而当提取对象是没有文字说明的图像时，提取难度就大了许多。另外，现下通行的文献著录规则和操作系统基本都是为普通书籍和连续出版物量身打造的，不适合照片使用。
预处理
鉴于馆藏老照片多处在长期疏于管理的状态下，在对其没有充分了解之前，不一定能够规划出符合实际、可操作性强的整理方案。因此在正式工作开展之前，应该先进行一次较为简单的预处理。预处理是为了清晰地掌握馆藏老照片的现状，为下一步的工作减少环节、降低难度。
收集汇总与清洁
首先将所有的馆藏老照片汇集于一处，若之前分散存放或已难以查清其存放位置，则应排查全馆库室，确保无遗漏。汇总后的老照片逐张进行清洁除尘工作，要使用文物专用的清洁工具和设备，由工作人员规范操作，在保证不造成二次损害的前提下进行清洁，若有已损毁的照片应尽可能地进行修补。如预计工期较长，可在清洁完成后对其进行简单包装或覆盖。
清点、初步编号并建立简单数据库
此时不必进行分编著录，只需按清点顺序给予每张照片唯一登录号，同时统一格式扫描照片和底片，将扫描后的电子版与登录号一起纳入数据库。
著录与标引
预处理环节中所扫描的电子图像和照片的登录号要一并录入正式著录的数据库。
表2 老照片与图书主要著录项的区别
图书
老照片
题名
图书封面题名。
可自拟。
著者
主要著者和次要著者可同时存在。
主要著者和次要著者不可同时存在。
出版时间、出版社/拍摄时间地点
以在版编目页为准，有准确出版时间地点。
有条件准确，无条件模糊，可能由照片内容获得参考。
内容提要/主题词和内容简介
得自书本文字。
需多方考证，可能空缺。
规格
图书尺寸大小、装订方式、卷页数。
照片尺寸、色彩、方向、有无底片、有无底片以外的其他附件。
索取号/分辑与编号
依中图法分类，结合本馆实际情况予以书次号。
依照片主题或拍摄时间分类。
题名
老照片不一定自带题名，但著录中题名是必备项，需按具体情况区分对待。对于原本就有题名的照片，可直接使用；对于没有自带题名的照片，若曾发表在报刊书籍等正式出版物上，可采用发表时的题名，在多个出版物上都发表过的则以时间最早者为准；若有未发表但参加过公开展览的照片，则可采用展览时的题名，参加过多次展览的照片同样以时间最早者为准。以上途径都无法获得题名信息的照片，由图书馆工作人员自拟题名，但要对照片进行认真翔实的鉴定，题名务必做到简洁准确，概括性强。
著者
著者项采用“姓名+著作方式”的格式，应区分主要著者和次要著者，二者不并存。主要著者仅可为拍摄者，次要著者可以是照片的提供者或曾刊登引用该照片的出版发行者等，只有当主要著者即拍摄者空缺时才可录入次要著者。若确实无法获取任何著者信息，可完全空缺该项。
拍摄时间地点
标注老照片拍摄的时间和地点，应做到有条件则准确，无条件则模糊。部分老照片可得到准确的拍摄时间地点，这些信息或已标注在照片及其附件上，或可从照片的拍摄者、提供者、出版发行方以及其他可靠知情人员处获得。对于无法直接获得准确信息的老照片，也应尽可能地通过其他途径给出相对准确的时间地点范围。其中照片内容可提供的信息量最多，例如有些照片拍摄了特定历史事件和历史人物，有些拍摄了具有年代特征和地标意义的景观，这些均可作为判断拍摄时间地点的依据。
主题词和内容简介
主题词的设置要从便于读者检索的角度出发。内容简介可包含照片中涉及的人、事、景、物及照片的拍摄背景等，优先从照片本身或其附件处获取，亦可通过多方考证得来，但务必做到真实可靠。若无法得知任何有关照片内容的资料，该项也可空缺，但绝不可随意填入主观臆测的内容。
规格
老照片的规格描述，应包含以下几项：1.尺寸，普通比例照片按通常习惯以英寸标注，例如1寸、2寸、5寸等；特殊比例的照片应标注长度和宽度。2.色彩，即黑白或彩色。3.方向，即横向或纵向。4.有无底片。5.有无底片以外的其他附件。
分辑与编号
老照片的最终编号以“第n辑第n号”的形式呈现。每一辑应有一个简短、概括性强的辑名。由于照片文献的特殊性，不宜直接使用或仿照中图法等书刊的常规分类方式，而是应结合本馆现有老照片的实际情况，制定具体而平衡的分类方案。优先采用相同或相近主题分辑的方法，在辑内则以时间先后或与本辑标题的关联程度排序。若已知的绝大多数照片都可确定清晰的拍摄时间，也可依时间段分辑。
典藏
照片比普通纸质文献对典藏条件要求更为严格，而老照片又更易损毁并且多数缺乏副本和底片，更可能有珍品孤品。因此若有条件，应尽可能为老照片设立单独库室；若馆舍条件确实不能满足，则应与对保存环境要求相近的文献合并存放。存放老照片的库室环境至少要做到相对恒温恒湿、避光防尘。照片按分辑归纳成册，依序放置在可封闭的柜子或抽屉里，在柜外设置目录标签，绝不能直接摆放在开放式书架或桌面上。每张照片应该有双层包装或覆盖，内层最好为透明材质，以便查阅，原则上在查阅使用时不打开，防止照片污损；外层则为深色不透光材质，有利于照片日常的避光保存。照片和底片应分开存放，由统一编号对应查询。底片所在库室或区域的避光条件必须更加严格，原则上尽量不开放或少开放，如果确有使用底片需求的情况，必须持有效证明材料由工作人员带领进入。照片和底片的查阅使用都要明确去向并在规定期限内完好归还。图书馆应设岗由专门工作人员负责老照片的查阅和日常维护。
老照片在图书馆对外服务中的应用
服务教学科研
老照片作为影像资料对文字记录具有十分重要的校正和补充作用，是重返历史第一现场的必备通道，它不仅是历史档案的附庸，也是历史记录的独立载体，是历史本身不可或缺的组成部分。老照片用于辅助历史教学，能够丰富教师的授课内容，更好地帮助学生树立唯物史观和家国情怀，培养学生的历史思维和史料实证能力。如历史照片可以勘误许多历史的误区。老照片还可用于近现代史课题研究佐证，辅助编修校史和地方史志等。
贴合时事举办展览
各种历史纪念日或重大时事新闻发生之时，正是高校对师生开展爱国主义宣传教育的良好时机，而各种展览是最常见的宣传教育形式。老照片能比文字史料给人带来更强烈的视觉冲击，文本上略显枯燥的历史叙事经过老照片的记录和反映变得生动鲜活，模糊的人物风景轮廓在图像上变得清晰具体。老照片无疑可以在爱国主义教育中起到更显著的效果，带领观众回顾过去的岁月，感受时代变迁的起落。
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